AUDIT

PROSES PENGAUDITAN

DEFINISI AUDIT

Menurut MS ISO 9000:2000 audit ditafsirkan sebagai suatu proses yg sistematik, bebas dan berdokumen dalam memperolehi bukti audit dan menilainya secara objektif bagi menentukan sejauhmana kriteria audit itu dipenuhi.

OBJEKTIF AUDIT

• Bukan mencari kesalahan/kesilapan sesiapa
• Melihat utk pembaikan/peningkatan
• Menwujudkan operasi yg berkos efektif
• Mengetahui kekuatan dan kelemahan syarikat
• Membangunkan program peningkatan
• Mengadakan satu sistem pencegahan

AUDIT OSH

Program audit mesti dirancang, dibangunkan, dilaksanakan dan dikekalkan oleh organisasi berdasarkan hasil penilaian risiko, aktiviti organisasi,dan hasil dari audit lepas. Program audit akan mengenalpasti perkara berikut:

·      Memberikan sumber keperluan untuk kejayaan pelaksanaan program audit

·      Membangunkan dan mengekalkan pilihan latihan dan pendaftaran auditor organisasi

·      Membangunkan kawalan, rekod semua audit, dokumen dan pusingan serta komunikasi terhadap pihak yang berkaitan atau yang telah diluluskan; dan

·      Penyelarasan dan jadual audit.

·  Prosedur dan program audit yang telah dibangunkan yang meliputi definisi, kriteria auditor bertauliah, skop audit, kaedah audit dan laporan.

Audit akan mengenalpasti objektif audit, kriteria dan semua kawasan liputan serta aktiviti dalam skop OSHMS. Prosedur audit harus dibangunkan, dilaksanakan dan dikekalkan. Prosedur akan mengenalpasti tanggungjawab, kecekapan dan keperluan untuk perancangan dan pengendalian audit, hasil laporan dan rekod yang berkaitan dikekalkan.

Kekerapan audit harus ditetapkan sebelum dimulakan. Kekerapan dan liputan audit bergantung kepada risiko yang berkaitan dengan kegagalan beberapa elemen dan sub elemen dalam OSHMS, pelaksanaan OSHMS, hasil semakan pengurusan termasuk sejauhmana jangkaan perubahan dari OSHMS atau aktiviti organisasi.

Audit tambahan mungkin perlu dilaksanakan jika hasil audit lepas berlaku kejadian atau menunjukkan keadaan lain yang memerlukan keperluan audit tersebut. Audit meliputi penilaian elemen organisasi OSHMS atau sub elemen yang bersesuaian. Audit akan merangkumi :

• Dasar OSH
• Penyertaan pekerja
• Akantability dan tanggungjawab
• Kecekapan dan latihan
• Dokumentasi OSHMS
• Komunikasi
• Sistem perancangan, pembangunan dan pelaksanaan
• Pencegahan dan langkah pengawalan
• Perubahan pengurusan
• Pencegahan kecemasan, pra pencegahan dan tindakan
• Perolehan
• Kontrak
• Pelaksanaan pemantauan dan pengukuran
• Penyiasatan kerja yang berkaitan dengan kematian, kecederaan, kecacatan, keuzuran, penyakit, kehilang upayaan serta kesan mereka ke atas persekitaran dan pelaksanaan keselamatan dan kesihatan secara keseluruhan
• Audit
• Semakan pengurusan
• Pencegahan dan tindakan pembetulan
• Penambahbaikan berterusan
• Apa-apa kriteria audit yang bersesuaian

Audit mesti dikendalikan oleh mereka berkelayakkan sama ada dari dalam atau luar organisasi yang bebas dalam menjalankan aktiviti audit. Juruaudit dalam mesti dipilih dan diberi latihan oleh organisasi bagi memastikan objektif dan kesaksamaan dalam proses audit.

Proses OSHMS mengandungi siri fasa perancangan yang baik. Setiap fasa bertujuan untuk mencapai sesuatu objektif dan ia bergantung ke atas hasil fasa sebelum. Fasa audit OSHMS boleh dibahagikan kepada beberapa bahagian :

Sebelum audit

• Perancangan siapa, apa, bila, di mana dan bagaimana berkaitan untuk dikaitkan dengan kriteria dan skop
• Persediaan kaedah yang diperlukan untuk audit

Semasa audit

• Adakan mesyuarat
• Mengesahkan  pematuhan kepada kriteria audit dengan menyemak dokumen, menjalankan temu duga dengan orang yang penting dan melakukan pemerhatian ke atas keadaan kerja
• Tutup mesyuarat

Selepas audit

• Tulis laporan audit
• Kendalikan audit susulan
• Kesimpulan audit akan menentukan pelaksanaan elemen OSHMS atau sub elemen ini :
• Berkesesan di dalam mesyuarat dasar dan objektif organisasi OSH
• Terkesan dalam mempromosikan penyertaan pekerja sepenuhnya
• Tindakan untuk hasil penilaian pelaksanaan OSH dan audit lepas
• Membolehkan organisasi mencapai kepatuhan selari dengan peraturan dan undang-undang kebangsaan
• Memenuhi matlamat penambahbaikan berterusan dan amalan OSH yang terbaik

PROSES AUDIT DALAM

• Pihak syarikat hendaklah mempunyai prosedur dan melaksanakan audit OSH dalaman
• Audit dalaman dpt membuktikan bahawa sistem OSH yg digunakan adalah berkesan
• Audit dan audit susulan hendaklah mengikut keadaan dan kepentingan sesuatu bahagian atau aktiviti
• Audit hendaklah dilaksanakan oleh kakitangan yg tidak mempunyai tanggungjawab secara langsung ke atas bahagian yg diaudit
• Kakaitangan tg melaksanakan audit hendaklah terlatih dan rekod perlu disimpan sebg bukti
• Keputusan audit hendaklah diberitahu kepada kakitngn yg bertangungjawab atas bhgn yg diaudit
• Audit susulan hendaklah mengesahkan tindakan pembetulan telah dilaksanakan dan keberkesanannya
• Keputusan audit hendaklah dibawa ke mesyuarat semakan pengurusan utk dikaji
• Perancangan dan persedian
• Melaksanakan audit
• Pelaporan
• Susulan dan Penutup

PERANCANGAN DAN PERSEDIAAN

Langkah-langkah yang perlu diambil;

• Mengatur Jadual Audit
• Melantik/menetapkan auditor
• Penerangan kepada auditor
• Pemilihan dan penerangan kepada pasukan audit
• Memaklumkan kepada pihak auditi
• Menyemak dokumentasi
• Menyediakan senarai semak

Menetapkan Jadual Audit

• Skop
• Jangkamasa
• Kekerapan
• Merancang dan menyempurna
• Kawalan dokumen

Kriteria Memilih Auditor

• Bebas
• Latihan
• Pengetahuan dan Pengalaman
• Kemahiran berkomunikasi
• Kredibiliti (boleh dipercayai)

Penerangan kepada Auditor

• Objektif
• Skop
• Dokumen yg berkaitan
• Anggota yang perlu dihubung
• Masa dan keperluan/Sumber

PERANCANGAN AUDIT

Faktor utk dipertimbangkan;

·         Adakah ia merupakan audit kecukupan, pematuhan atau gabungan audit

·         Apakah maklumat yg diperlukan dan bila

·      Skop dan sejauhmana terperincinya audit. Adakah ia merangkumi kesemua aktiviti dan tempat. 

      Apakah asas pemilihan?

·         Bila audit patut dijalankan? –banyak faktor boleh mempengaruhi persoalan ini. Perhatian perlu diberi kpd kesediaan auditor/auditee dan samada akan berlaku pertukaran/persaraan anggota kerja yg. Utama.

·    

     Siapakah yg akan menjalankan audit? Persoalan yg perlu dijawab adakah pengetahuan yh khusus diperlukan, bolehkah audit digunakan sbg peluang utk kemajuan kerjaya, adakah kita memerlukan kemahiran mengaudit yh khusus, dsb

• Bolehkah audit digabungkan dengan aktiviti lain utk mengelakkan pertindihan dan/atau peningkatan kos?
• Ini boleh dicapai dgn menggabungkan audit dgn pemeriksaan @ perbincangan komersil dan yg berkaitan

JADUAL AUDIT DALAM

• JAN-MAC (Pengurusan, HR, Pengeluaran, Pemasarab)
• APRIL-JUN (Stor, Pengeluaran,
• JUL-SEPT (QA, Pengeluaran)
• OKT-DIS (Pengurusan, HR, QA)

SENARAI SEMAK

• Merupakan alat yg penting kepada auditor
• Memastikan penilaian adalah merangkumi kesemua aspek elemen/operasi di bawah OHSAS 18001

OBJEKTIF SENARAI SEMAK

• Memandu hala-tuju/arah penilaian
• Membantu mengawal langkah-langkah/aturan penilaian
• Menyediakan dokumen bertulis di dlm mengumpulkan bukti yg objektif
• Menyediakan senarai item secara berstruktur utk disoal dan dinilaikan
• Supaya sentiasa berada dlm skop/batas penilaian

TIPS

• Senarai semak adalah sbg ‘bantu peringatan’ dan janganlah digunakan secara membuta-tuli atau tanpa sebarang pertimbangan-pertimbangan lain
• Senarai semak adalah sebagai PEMBANTU dan bukannya sebagai TUAN

PERKARA YG PERLU DIPERTIMBANGKAN DLM PENYEDIAAN SENARAI SEMAK

• Objektif penilaian
• Organisasi/Jabatan yg akan dinilai
• Standard yg perlu dirujuk
• Masa yg diperuntukkan
• Soalan-soalan yg perlu diutarakan

Dalam ertikata mudah; senarai semak memberitahu auditor;

•  Apa yg perlu dilihat
•  Dimana yg perlu dilihat
•  Siapa utk disoal
•  Apa yg perlu disoal

JENIS-JENIS SENARAI SEMAK

BERBENTUK SOALAN/PERTANYAAN

Bandingkan kenyataan drpd standard yg dirujuk dan tukar kepada bentuk soalan. Contoh:Seksyen 4.2 Polisi;

·         Adakah polisi OSH syarikat dan objektifnya didokumenkan

·         Apakah polisi OSH difahami semua peringkat pekerja

BERBENTUK NOTA RINGKAS

Standard yg dirujuk diringkaskan sebagai nota peringatan kepada penilai.Contoh; Seksyen 4.2 Polisi OSH;

·         Polisi OSH dan objektifnya didokumenkan

·         Polisi OSH difahami oleh semua pihak

Perbandingan antara Auditor pihak Ketiga dan Auditor Dalaman

7	Prosedur	Audit utk memerlukan samada prosedur memenuhi keperluan MS OHSAS 18001 dan samada prosedur dilaksanakan	Bukan hanya memeriksa perlaksanaan prosedur tetapi memeriksa juga prosedur secara lengkap utk memastikan keberkesanan. Tanya ‘mengapa perlu dilakukan begini? Bagaimana kita boleh buat dgn lebih baik
8	Proses	Memeriksa control point terhadap proses dan untuk memastikan ianya adalah mencukupi	Memeriksa setiap bahagian dan proses mengenalpasi dan mengukur keberkesanan
9	Peningkatan	Tidak boleh memberi perundingan atau nasihat kepada auditee	Memberi cadangan dan nasihat utk peningkatan berterusan
10	Nilai	Tidak semestinya menambah nilai segera	Mesti menambah nilai segera